Konsep Dasar Sistem

KONSEP DASAR TENTANG SISTEM 

   Konsep dasar tentang sistem lebih menekankan pada pemeriksaan terhadap seluruh bagian sistem, dan seringkali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.

Suatu sistem memiliki beberapa komponen, dantaranya pekerjaan, aktivitas, misi atau unsur-unsur sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan, untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat sehingga manajemen suatu sistem mengarahkan aktivitas-aktivitas pada perencanaan dan pengendalian yaitu berupa feedback (umpanbalik).

Seorang analis / perancang sistem untuk dapat menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, maka terlebih dahulu perlu mengerti tentang komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu sistem yang diamati.

Setiap sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau sasaran(objectives), tujuan (goal) meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan sasaran (objectives) lebih dikenai pada sub-sistemnya karena meliputi ruang lingkup yang sempit dibanding tujuan, baik tujuan maupun sasaran pada prinsipnya adalah sesuatu yang diraih untuk memenuhi kebutuhan (need) dan keinginan (want) serta sifatnya senantiasa positif (lebih mengarah kepada kebaikan), sehingga alat ukur tercapainya suatu tujuan / sasaran adalah kepuasan (satisfaction).

Pada dasarnya seorang analis sistem melakukan hal-hal berikut:

• Berinteraksi dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan sistem yang akan di gunakan
• Berinteraksi dengan desainer untuk mengemukakan antarmuka yang diinginkan atas suatu perangkat lunak
• Berinteraksi ataupun memandu programer dalam proses pengembangan sistem agar tetap berada pada jalurnya
• Melakukan pengujian sistem baik dengan data sampel atau data sesungguhnya untuk membantu para penguji
• Mengimplementasikan sistem baru/sistem usulan yang akan digunakan perusahaan
• Menyiapkan dokumentasi berkualitas

PIECES

Performance (Analisis Kinerja)

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan.

Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Information (Analisis Informasi)

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.

a. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang.

b. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang.

c. Kurangnya informasi yang tepat waktu.

d. Terlalu banyak informasi.

e. Informasi tidak akurat.

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang meliputi:

a. Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat.

b. Kekakuan data. Data di tangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian judul dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.

Economic (Analisis Ekonomi)

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:

a. Biaya

1. Biaya tidak diketahui.

2. Biaya tidak dapat dilacak kesumber.

3. Biaya terlalu tinggi.

b. Keuntungan 

1. Pasar-pasar baru dapat dieskplorasi.

2. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki. 

3. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.

Security (Analisis Keamanan)

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Keamanan atau kontrol yang lemah

a. Input data tidak diedit dengan cukup.

b. Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data.

c. Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang.

d. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada dokumen atau database yang berbeda.

e. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data.

f. Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak).

g. Terjadi error saat membuat keputusan.

2. Kontrol atau keamanan berlebihan.

a. Prosedur birokratis memperlamban sistem.

b. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan.

c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan.

Efficiency (Analisis Efisiensi)

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. 

Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:

a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.

b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan.

c. Data diproses secara berlebihan.

d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

Services (Analisis Layanan)

Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.

b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.

c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.

d. Sistem tidak mudah dipelajari.

e. Sistem tidak mudah digunakan.

f. Sistem canggung untuk digunakan.

g. Sistem tidak fleksibel.

Analisis dan Desain Sistem

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 

Pengertian Analisis Sistem (system analis)

Penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Langkah-langkah di Analisis:

Langkah-langkah pada tahapan ini sama pada tahapn perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang lingkup,yaitu: Penelitian yang dilakukan oleh analisis system merupakan penelitian (terperinci),sedang di perencanaan system sifatnya hanya penelitian pendahuluan.

Langkah-langkah dasar analisis sisitem

1. Identify: mengidentifikasikan masalah
2. Understand: memahami kerja dari system yang ada
3. Analyze: mengaanalisa system

Report: membuat laporan hasil analisis

DESAIN SISTEM 

Desain Sistem di bagi menjadi 2 bagian:

1. Desain Sistem Scr. Umum/ General Systems Design, atau disebut conceptual design.
2. Desain Sistem Terinci, atau disebut physical design

Tujuan Desain Sistem

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yg jelas & rancang bangun yg lengkap kpd pemrogram komputer & ahli-ahli teknik yg lain, yg terlibat

Metode Sistem

      1. Blackbox Approach  

Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. 

Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak  luar  hanya  mengetahui  masukan  dan  hasilnya.  Sistem  ini  terdapat  pada subsistem tingkat terendah. 

Contoh : - bagian pencetakan uang, proses pencernaan. 

Masukan yang sudah terdefinisi ===> Pengolahan yang tidak terdefinisi ====> Keluaran yang sudah terdefinisi.

2. Analytic Sistem

Suatu  metode  yang  mencoba  untuk  melihat  hubungan  seluruh  masalah  untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. 

Pengertian Sistem Analis

Analis sistem adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan. Analis sistem memegang peranan yang sangat penting dalam proses pengembangan sistem. Seorang analis sistem harus memiliki setidaknya empat keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan interpersonal (berkomunikasi dengan orang lain). Kemampuan analisis memungkinkan seorang analis sistem untuk memahami perilaku organisasi beserta fungsi-fungsinya, pemahaman tersebut akan membantu dalam mengidentifikasi kemungkinan terbaik serta menganalisis penyelesaian permasalahan. Keahlian teknis akan membantu seorang analis sistem untuk memahami potensi dan keterbatasan dari teknologi informasi. Seorang analis sistem harus mampu untuk bekerja dengan berbagai jenis bahasa pemrograan, sistem operasi, serta perangkat keras yang digunakan. Keahlian manajerial akan membantu seorang analis sistem mengelola proyek, sumber daya, risiko, dan perubahan. Keahlian interpersonal akan membantu analis sistem dalam berinteraksi dengan pengguna akhir sebagaimana halnya dengan analis,programmer, dan profesi sistem lainnya.

Analis sistem bisa pula menjadi perantara atau penghubung antara perusahaan penjual perangkat lunak dengan organisasi tempat ia bekerja, dan bertanggung jawab atas analisis biaya pengembangan, usulan desain dan pengembangan, serta menentukan rentang waktu yang diperlukan. Analis sistem bertanggung jawab pula atas studi kelayakan atas sistem komputer sebelum membuat satu usulan kepada pihak manajemen perusahaan.

Pada dasarnya seorang analis sistem melakukan hal-hal berikut:

• Berinteraksi dengan pelanggan untuk memahami kebutuhan sistem yang akan di gunakan
• Berinteraksi dengan desainer untuk mengemukakan antarmuka yang diinginkan atas suatu perangkat lunak
• Berinteraksi ataupun memandu programer dalam proses pengembangan sistem agar tetap berada pada jalurnya
• Melakukan pengujian sistem baik dengan data sampel atau data sesungguhnya untuk membantu para penguji
• Mengimplementasikan sistem baru/sistem usulan yang akan digunakan perusahaan
• Menyiapkan dokumentasi berkualitas

Karakteristik Sistem dan Klasifikasi

    Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.       1. Komponen

Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki  sub sistem  CPU,  perangkat I/O

dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

b    2 .Boundary (Batasan Sistem)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

       3. Environment (lingkungan Luar Sistem)

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

       4 .  Interface (Penghubung Sistem)

Penghubung merupakan media perantara antar sub sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e     5  . Input (Masukan)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f.      6.   Output (Keluaran)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g      7.   Proses (Pengolahan Sistem)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah  atau  sistem itu  sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

        8.  Objective and Goal (Sasaran dan Tujuan Sistem)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Klasifikasi Sistem

A. DETERMINISTIK SISTEM

Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan / diketahui dengan pasti.

B. PROBABILISTIK SISTEM.

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

C. OPEN SISTEM.

Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.

D. CLOSED SISTEM.

Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.

E. RELATIVELY CLOSED SISTEM.

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain.

Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah

didefinisikan dalam batas-batas tertentu .

F. ARTIFICIAL SISTEM.

Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.

G. NATURAL SISTEM.

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.

H. MANNED SISTEM.

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikut sertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

H.1. Sistem manusia-manusia.

Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.

H.2. Sistem manusia-mesin.

Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.

H.3. Sistem mesin-mesin.

Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem.

Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau

tugas-tugas fisik yang berat. Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi. 

Data Flow Diagram dan Definisi Sistem

         

DATA FLOW DIAGRAM ( DFD ) dan  DEFINISI SISTEM 

     Data Flow Diagram atau DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem , yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika , terstruktur dan jelas.
  DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem. DFD ini sering di sebut juga dengan nama Bubble Chart , Bubble Diagram , Model Prosess , Diagram alur kerja atau model fungsi. DFD di desain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil ada untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut di atas. diagram ini lalu dikembangkan untuk melihat lebih rinci sehingga dapat model-model yang terdapat di dalamnya. 

Tujuan DFD adalah:

1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data di transformasikan pada saat data bergerak melalui  

sistem.

2. Menggambarkan fungsi-fungsi dan sub fungsi yang mentransformasi aliran data.

Manfaat DFD adalah:

• Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

• DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

• DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Definisi Sistem 

Sistem adalah suatu bentuk kesatuan yang terdiri dari beberapa unsur atau elemen yang berinteraksi sesuai alur kerja untuk melaksanakan suatu proses pekerjaan guna mencapai tujuan bersama yang sudah ditetapkan.

Berdasarkan dari arti atau definisi system diatas, Kalau kita perhatikan cermati terdiri dari beberapa penggalan kalimat yang nantinya bisa diuraikan lebih lanjut guna mempermudah kita dalam memahami dan mempelajari pengertian system. Penggalan kalimat dari definisi system diatas adalah sebagai berikut:

1. Suatu bentuk kesatuan.
2. Terdiri dari beberapa unsur atau elemen.
3. Berinteraksi sesuai alur kerja masing-masing.
4. Untuk melaksanakan suatu proses pekerjaan.
5. Guna mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.

Berikut uraian dari masing- masing penggalan kalimat diatas dari definisi atau pengertian system diatas.

:    1. Suatu bentuk kesatuan :  Bahwa system merupakan bangunan yang utuh yang terdiri dari beberapa sub bangunan atau unsure system, Dan dalam praktek kerjanya, Sub- sub bangunan atau unsure ini akan saling menopang bangunan system yang ada. Masalah pada salah satu unsur atau elemen akan menyebabkan tidak lancarnya proses kerja secara keseluruhan.

2. Terdiri dari beberapa unsur atau elemen : Bahwa system merupakan bangunan yang ditopang oleh beberapa sub bangunan. Misal system penjualan barang yang terdiri dari elemen Gudang, Sales, Pengendali piutang, Bagian keuangan dan Pengiriman barang.

selain itu juga ada definisi lain tentang sistem yaitu:

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.